Arbeitszeiterfassung 2026

Die Diskussion um die Arbeitszeiterfassung wirkt oft wie ein Endlosloop: „Wann kommt endlich das Gesetz?“ Die Antwort überrascht viele Unternehmer: die Pflicht gilt längst. Nur ihre gesetzliche Konkretisierung lässt auf sich warten.

Wer heute noch mit Excel-Listen oder handgeschriebenen Stundenzetteln arbeitet, riskiert Bußgelder und Nachfragen der Aufsichtsbehörden. Zeit, das Thema richtig einzuordnen.

Definition: Was umfasst Arbeitszeiterfassung?

Arbeitszeiterfassung ist die systematische Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten. Sie ist seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 für alle Arbeitgeber in Deutschland Pflicht, unabhängig von Branche und Betriebsgröße.

Grundlage ist das Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG), interpretiert im Licht des EuGH-Urteils vom 14. Mai 2019 (Rs. C-55/18 „CCOO“). Auch ohne konkretes Zeiterfassungsgesetz gilt die Pflicht unmittelbar.

Rechtsstand August 2026

Seit Jahren wird ein neues Zeiterfassungsgesetz erwartet. Der Stand ist eindeutig, aber vielen Betrieben unklar.

Was heute gilt:

• Zeiterfassungspflicht seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21)
• Formfrei: Papier, Excel oder digital sind grundsätzlich zulässig
• System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein
• Aufsichtsbehörden können ein System anordnen; Bußgeld bis 30.000 € (§ 25 ArbSchG)

Was 2026 in Bewegung ist: Am 18. Juni 2026 hat das Bundesarbeitsministerium unter Bärbel Bas einen Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Die Kernpunkte:

• Grundsätzliche Pflicht zur elektronischen Erfassung
• Gestaffelte Übergangsfristen nach Betriebsgröße
• Kleinstbetriebe dürfen dauerhaft auch nicht-elektronisch dokumentieren
• Wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit, möglich per Tarifvertrag
• Erweiterte Flexibilität bei Ruhezeiten

Der Entwurf ist noch kein geltendes Recht. Der 8-Stunden-Tag bleibt vorerst der gesetzliche Grundsatz. Wann und in welcher Form das Gesetz kommt, ist offen.

Das bedeutet: Warten Sie nicht auf das Gesetz. Die Pflicht besteht heute schon, der Referentenentwurf konkretisiert lediglich das „Wie“, nicht das „Ob“.

Wer erfassen muss und wer ausgenommen ist

Die Pflicht trifft grundsätzlich jeden Arbeitgeber, der Arbeitnehmer beschäftigt. Auch Kleinstbetriebe mit einem einzigen Mitarbeiter.

Klare Ausnahmen bestehen für:

• Leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG bzw. § 18 ArbZG (Prokuristen, Geschäftsführer, ähnlich verantwortliche Positionen)
• Selbstständige und freie Mitarbeiter (keine Arbeitnehmer)
• Chefärzte und leitende Beamte

Häufige Missverständnisse:

• Vertrauensarbeitszeit befreit nicht von der Erfassungspflicht. Auch bei Vertrauensarbeitszeit muss die tatsächliche Arbeitszeit dokumentiert werden – wer das erfasst, ist eine andere Frage.
• Homeoffice und mobile Arbeit sind ebenfalls nicht ausgenommen. Wer außerhalb des Betriebs arbeitet, muss seine Zeit genauso erfassen wie im Büro.
• Auch Minijobber unterliegen der Pflicht. Für sie gelten sogar strengere Sonderregeln nach dem Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG).

Was genau erfasst werden muss

Das BAG hat den Umfang konkretisiert. Erfassen müssen Sie:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der Arbeitszeit
• Pausen (nach § 4 ArbZG)
• Überstunden
• Sonn- und Feiertagsarbeit (bereits nach § 16 Abs. 2 ArbZG seit langem Pflicht)

Nicht ausreichend ist die reine Angabe „8 Stunden gearbeitet“. Anfang und Ende müssen dokumentiert sein: tagesgenau, personenbezogen und zeitnah.

Für bestimmte Branchen und Beschäftigungsarten gelten zusätzliche Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG. Betroffen sind unter anderem:

• Bau- und Baunebengewerbe
• Gastronomie- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderung
• Speditions-, Transport- und Logistikbranche
• Fleischwirtschaft
• Reinigungsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsdienste
• Messebau
• alle Minijob-Beschäftigungen

Hier müssen die Aufzeichnungen bis spätestens am siebten Tag nach der Arbeitsleistung erfolgen.

Erfassungsformen: von der Stundenliste bis zur Cloud

Das BAG hat keine bestimmte Technik vorgeschrieben. Erlaubt ist jede Form, die objektiv, verlässlich und zugänglich dokumentiert.

• Manuelle Erfassung (Papier oder Excel): Grundsätzlich zulässig, aber prüfungsanfällig. Nachträgliche Änderungen sind schwer nachweisbar, die Auswertung dauert lang. Für Kleinstbetriebe akzeptabel, für größere Firmen kaum praktikabel.
• Stempeluhr: Klassisch, robust, wenig fehleranfällig. Nachteile: keine Auswertung ohne Zusatzsoftware, nicht praxistauglich für Außendienst oder Homeoffice.
• Zeiterfassungssoftware am Arbeitsplatz: Web-basierte oder installierte Lösung. Erfasst Kommen, Gehen, Pausen und Projekttätigkeiten. Häufig direkt mit Lohnbuchhaltung verknüpft.
• Apps für Smartphone und Tablet: Ideal für mobile Berufe, Homeoffice und dezentrale Teams. Erfassung per Klick oder GPS-basiert. Datenschutz-Anforderungen beachten.
• Biometrische Systeme (Fingerabdruck, Gesichtserkennung): Sehr präzise, aber datenschutzrechtlich heikel. Die DSGVO erlaubt biometrische Verfahren nur unter engen Voraussetzungen (Art. 9 DSGVO). Meist sind mildere Alternativen zumutbar.

Bekannte Anbieter am deutschen Markt (alphabetisch, ohne Wertung): Clockodo, Kienzle, Papershift, Personio, Timetac, ZEP.

Vertrauensarbeitszeit und Gleitzeit

Dass die Erfassungspflicht das Ende der Vertrauensarbeitszeit bedeutet, stimmt nicht.

Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Beschäftigte ihre Arbeitszeit selbst einteilen. Sie sind nicht an feste Anwesenheitszeiten gebunden. Diese Flexibilität bleibt erhalten.

Erfasst werden muss die Arbeitszeit dennoch. Die Verantwortung dafür kann der Arbeitgeber an die Beschäftigten delegieren. Voraussetzung ist eine klare Regelung, die die zuverlässige Erfassung sicherstellt.

Auch Gleitzeit mit Kern- und Gleitzeitspanne bleibt uneingeschränkt möglich. Die Arbeitnehmer entscheiden über Beginn und Ende innerhalb des Rahmens, die Erfassung läuft im Hintergrund.

Wichtig für Beide-Modelle: Die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten (8 Stunden täglich, im Ausnahmefall 10 Stunden, § 3 ArbZG) und Ruhezeiten (11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen, § 5 ArbZG) gelten weiterhin.

Datenschutz und Mitbestimmung

Zeiterfassungssysteme verarbeiten personenbezogene Daten. Zwei Rechtsbereiche sind zu beachten:

DSGVO und BDSG

Erhoben werden dürfen nur Daten, die für die Zeiterfassung erforderlich sind (Grundsatz der Datenminimierung, Art. 5 DSGVO). Kein GPS-Tracking rund um die Uhr, keine automatische Bildschirmüberwachung, keine biometrischen Daten ohne konkrete Rechtfertigung.

Informieren Sie Ihre Beschäftigten transparent über Zweck, Umfang und Speicherdauer. Führen Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch, wenn Sie neue Systeme einführen.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein zwingendes Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer.

Praktisch bedeutet das: Ohne Betriebsvereinbarung kein digitales Zeiterfassungssystem in Betrieben mit Betriebsrat. Wer diesen Schritt überspringt, riskiert Unterlassungsklagen und muss das System notfalls wieder abschalten.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Die Aufzeichnungen sind nicht nur ein arbeitsrechtliches Thema. Sie berühren auch die Buchhaltung.

Praxisempfehlung: Bewahren Sie Zeiterfassungsdaten mindestens sechs Jahre auf, weil sie regelmäßig für die Lohnabrechnung relevant sind. Danach anonymisieren oder löschen.

Die Daten müssen bei Prüfungen durch den Zoll, die Rentenversicherung oder das Finanzamt vorlegbar sein. Eine strukturierte Ablage spart bei jeder Prüfung Zeit.

Bußgelder und Konsequenzen

Wer die Pflicht ignoriert, muss mit spürbaren Sanktionen rechnen:

• Nach ArbSchG (§ 25): Bußgeld bis zu 30.000 € pro Verstoß
• Nach ArbZG (§ 22): Bußgeld bis zu 30.000 €, in schweren Fällen strafrechtliche Folgen
• Nach MiLoG (§ 21): Bußgeld bis zu 500.000 € bei Verstößen gegen Mindestlohn- und Aufzeichnungspflichten
• Zivilrechtlich: Beweislastumkehr bei Streit um Überstunden – der Arbeitgeber kann die Vergütung nicht mehr sicher bestreiten
• Vergabeausschluss: bei öffentlichen Aufträgen

Wirtschaftlich noch gravierender sind Nachforderungen: Ohne belastbare Zeitdokumentation setzen sich Betriebe erheblichen Risiken aus, wenn Beschäftigte Überstunden einklagen.

Schnittstelle zwischen Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung

Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind Zeiterfassungsdaten die Grundlage vieler Berechnungen:

• Grundlohn bei Stundenlöhnern
• Überstundenzuschläge
• Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge (steuerfrei nach § 3b EStG)
• Kurzarbeitergeld
• Krankheits- und Urlaubslohn (Fortzahlung)
• Bereitschafts- und Rufbereitschaftszeiten

Ein direkter Datenfluss zwischen Zeiterfassung und Lohnprogramm spart Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit. Führende Lohnprogramme (DATEV, Lexware, Sage) bieten Schnittstellen zu den gängigen Zeiterfassungssystemen.

Wer beide Systeme sauber verknüpft, spart pro Monat mehrere Stunden Erfassungsaufwand. Bei der Einführung lohnt sich der Blick auf Import- und Exportformate, denn nicht jede Kombination passt reibungslos zusammen.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Arbeitszeiterfassung